Vermieter sind jährlich dazu verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung (auch Betriebskostenabrechnung) für den Mieter zu erstellen. Hierbei sind formelle Vorgaben einzuhalten, damit diese rechtsgültig ist. Insbesondere private Vermieter kleinerer Objekte sind hiermit oftmals überfordert. Im Folgenden wird dargelegt, wie eine Nebenkostenabrechnung ordnungsgemäß und entsprechend geltenden Rechts zu erstellen ist.

Tipp 1: Abrechnungsfrist der Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung muss dem Vermieter bis spätestens ein Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zugegangen sein (§ 556 Abs. 3 BGB).  Für den Abrechnungszeitraum vom 01.01.2017 bis 31.12.2017 endet die Abrechnungsfrist folglich am 31.12.2018. Spätestens an diesem Tag muss der Mieter die Abrechnung erhalten haben.

 

Wird diese Frist ohne wichtigen und unverschuldeten Grund nicht eingehalten, verwirkt der Vermieter seine Forderungen (Nachzahlungen) aus der Nebenkostenabrechnung. Die Ansprüche des Mieters (Guthaben) bleiben weiterhin bestehen. Auch bei einem Fristversäumnis muss der Vermieter folglich das Guthaben an den Mieter auszahlen. Der Mieter ist wiederum verpflichtet, eine aus der Nebenkostenabrechnung resultierende Nachzahlung innerhalb eines Monats zu begleichen.

 

Die Abrechnungsfrist gilt unverändert, wenn der Mieter in der Zwischenzeit umgezogen ist. Es existiert kein Rechtsanspruch des Mieters, dass dieser die Abrechnung vor Ablauf der Frist erhält.

 

Tipp 2: Die formell einwandfreie Abrechnungsperiode

Zusätzlich ist bei der Nebenkostenabrechnung der Abrechnungszeitraum zu berücksichtigen. Eine Abrechnung der Nebenkosten (Betriebskosten) ist grundsätzlich nur über einen Zeitraum von 12 Monaten möglich. Dieser Zeitraum muss aber nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmen, auch wenn dies dem Normalfall entspricht. Alternativ ist also auch eine Abrechnung vom 01.07. bis 30.06. möglich, solange ein Zeitraum von 12 Monaten nicht überschritten wird. Auch ein kürzerer Abrechnungszeitraum als ein Jahr ist nicht zulässig (§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB)
Sofern die Abrechnung über einen längeren (oder kürzeren) Zeitraum erfolgt, handelt es sich um eine nicht ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung. Infolge dieses formellen Mangels verwirkt der Mieter ebenfalls seine Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung (Nachzahlung).

 

Tipp 3: Aufschlüsselung der Nebenkostenabrechnung

Sämtliche Betriebskosten müssen in der Nebenkostenabrechnung einzeln aufgeschlüsselt und erläutert werden, damit diese für den Vermieter nachvollziehbar und überprüfbar ist. Nur in diesem Fall handelt es sich um eine ordnungsgemäß erstellte Betriebskostenabrechnung. So ist es bspw. Unzulässig, einzelne Kosten in einem Kostenblock „sonstige Nebenkosten“ zusammenzufassen. Für eine nachvollziehbare Nebenkostenabrechnung empfiehlt es sich, die Abrechnung anhand § 2 der Betriebskostenverordnung zu ordnen.

 

Der richtige Verteilerschlüssel

In der Praxis gibt es häufig Streit über die Verteilerschlüssel (Umlageschlüssel). Mittels des Verteilerschlüssels wird festgelegt, wie die insgesamt angefallenen Nebenkosten (Gesamtobjekt) auf die einzelnen Mieter umgerechnet werden. Eine Umlage der Kosten kann dabei nach Wohnfläche, nach Verbrauch, nach Wohneinheit oder nach Personenzahl (pro Wohneinheit) erfolgen. Bei einigen Betriebskosten kann der Vermieter den Umlageschlüssel frei wählen, wohingegen er bei bestimmten Nebenkosten der vorgeschrieben ist (z.B. Heiz- und Warmwasserkosten). Sofern es versäumt wurde, einen Verteilerschlüssel zu bestimmen, werden die Nebenkosten nach der Wohnfläche (Quadratmeter) verteilt (§ 556a, Abs. 1 BGB).

 

Bei den Heizkosten müssen mindestens 50 und maximal 70 Prozent verbrauchsabhängig umgelegt werden. Die restlichen Kosten (30 bis 50 %) werden verbrauchsunabhängig verteilt, regelmäßig nach der Wohnfläche. Bei älteren Immobilien (z.B. Immobilien mit Öl- oder Gasheizung) muss die verbrauchsabhängige Verteilung 70 Prozent betragen (§ 7 Abs. 1 Heizkostenverordnung). Die weiteren sog. „kalten Betriebskosten“, zu denen bspw. die Grundsteuer und der Hausmeisterservice zählen, können nach Wohnfläche oder Personenzahl umgelegt werden. Eine verursachungsgerechte Verteilung der Wasser- und Abwasserkosten ist nur zulässig, wenn sämtliche Wohneinheiten mit Wasserzählern ausgestattet sind.

 

Tipp 4: Umlegbare und nicht umlegbare Kosten

Ein Großteil der laufenden Kosten kann grundsätzlichen auf den Vermieter umgelegt werden. Es gibt aber auch Kosten, die der Vermieter zu tragen hat. Eine Übersicht der umlagefähigen Kosten findet sich in § 2 der Betriebskostenverordnung.

 

Generell können Nebenkosten auf den Vermieter nur ungelegt werden, wenn dies im Mietvertrag vereinbart wurde. Hierbei ist es nicht erforderlich, sämtliche Kosten aufzuzählen, sondern der Begriff „Betriebskosten“ umfasst laut höchstrichterlicher Rechtsprechung die üblichen umlagefähigen Nebenkosten (BGH VIII ZR 137/15).

 

Legaldefinition der Betriebskosten

In § 556 Abs.1. S. 2 BGB sind die Betriebskosten legal definiert als jene Kosten, die dem Eigentümer (oder Erbbauberechtigten) durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Hieraus folgt, dass Kosten nur dann im Rahmen der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden können, wenn es sich hierbei um wiederkehrende Kosten (laufende Kosten) handelt und diese durch den Mieter verursacht wurden oder in § 2 der Betriebskostenvereinbarung aufgeführt sind.  Nicht zu den Betriebskosten zählen bspw. Bankgebühren, Kreditzinsen oder Aufwendungen für die Instandhaltungsrücklage.

 

Umlagefähige Kosten

Die nachfolgend aufgeführten Kosten sind auf den Mieter umlagefähig:

  • Grundsteuer
  • Sach- und Haftpflichtversicherungen (z.B. Gebäudeversicherungen, Glasversicherungen und bestimmte Haftpflichtversicherungen) Versicherungen
  • Gebäudereinigung und Ungezieferentfernung
  • Gartenarbeiten und -pflege
  • Winterdienst
  • Beleuchtungskosten
  • Müllentsorgung
  • Sog. „Warme Betriebskosten“ (Heizung, Warmwasser)
  • Aufzugskosten
  • Zusätzliche Nebenkosten wie für Wartungsarbeiten, Trinkwasseranalysen etc.

 

Nicht umlagefähige Kosten

Die nachfolgend aufgeführten Kosten können nicht auf den Mieter umgelegt werden:

  • Kalkulatorische Kosten (z.B. Kosten für Leerstand)
  • Verwaltungskosten allgemein bzw. Kosten für den WEG-Verwalter (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV)
  • Instandhaltung und Instandsetzung (Reparaturkosten)

Auch vom Hausmeister durchgeführten Reparaturen (z.B. Austausch defekter Glühbirnen) sind nicht umlagefähig und müssen von den Kosten für den Hausmeisterservice abgezogen werden

 

Tipp 5: Formelle Vorgaben für die Nebenkostenabrechnung

Für eine formal einwandfreie Betriebskostenabrechnung sind die folgenden Angaben erforderlich:

Kontrollliste für Vermieter

  • Angabe des Abrechnungszeitraums
  • Darstellung der Gesamtkosten
  • Darstellung und Erklärung der verwendeten Verteilerschlüssel
  • Die auf den Mieter entfallenden Kostenanteile
  • Die durch den Mieter geleisteten Vorauszahlungen

 

Mögliche inhaltliche Mängel der Betriebskostenabrechnung führen nicht zu einer Fristverletzung. Nachbesserungen können grundsätzlich nachträglich durchgeführt werden, solange diese nicht nachteilhaft für den Mieter sind. Insofern können die Nachbesserungen nicht zu einer Nachzahlung des Mieters führen, wenn Nebenkosten nicht aufgeführt oder falsch berechnet wurden.

 

Wenn Sie eine einfache Möglichkeit suchen, Ihre Betriebskostenabrechnung formrichtig und ordnungsgemäß zu erstellen, können Sie hier unsere kostenlose Muster-Vorlage für die Betriebskostenabrechnung herunterladen.

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