Beim Grundbuch ist die Einsichtnahme wegen der für jedermann sichtbaren Vermögens- und Schuldenverhältnisse gesetzlich etwas stärker eingeschränkt als bei anderen Registern. Die Einschränkung dient letztlich dem Persönlichkeits- und Datenschutz der Eingetragenen.
Die Grundbucheinsicht ist jedoch jedem gestattet, der dem Grundbuchamt ein sogenanntes „berechtigtes Interesse“ darlegen kann. Solche gewollt auslegungsfähigen, „unbestimmten Rechtsbegriffe“ wählt der Gesetzgeber in der Absicht,
a) nicht jeden Einzelfall ins Gesetz schreiben zu müssen
b) den Gerichten die Herausbildung von noch zu bestimmenden Personenkreisen zu überlassen und
c) den Behörden einen Ermessensspielraum zu geben.
Im Ergebnis muss ein durch die Situatuin gerechtfertigtes und vernünftiges Interesse für die Gestattung der Grundbucheinsicht vorliegen.
Der Notar, der Einsicht ins Grundbuch hat, und das Grundbuchamt selbst muss also von sachlichen Gründen überzeugt werden. Ausgeschlossen sind die Verfolgung unbefugter Zwecke oder bloße Neugier. Sie können dafür, neben der eigentlichen Begründung, auch Nachweise fordern.
Neben dem Grundstückseigentümer selbst, der generell das Recht auf Grundbucheinsicht hat, steht dieses auch sämtlichen anderen im Grundbuch eingetragenen Rechte-Inhabern zu. Berechtigt sind auch Gerichte, Behörden und Notare, wenn diese im Zuge ihrer verfassungsrechtlichen Verpflichtung zur Amtshilfe einen Blick in das Grundbuch werfen möchten. Auch wenn der Staat hoheitliche Aufgaben auf Dritte überträgt (sogenannte Beliehene), dürfen diese Einsicht ins Grundbuch nehmen. Hierzu zählen beispielsweise öffentlich bestellte Vermessungsingenieure. Auch ein tatsächliches oder wirtschaftliches Interesse kann unter Umständen genügen. Dies wird oftmals bejaht bei:
Mietern, die erfahren möchten, ob der Vermieter auch der tatsächliche Eigentümer ist;
Grundstücksnachbarn, die beispielsweise wegen baulicher Maßnahmen Rücksprache halten wollen bzw. müssen;
Potenziellen Kreditgebern des Eigentümers, wenn ein Kredit im Grundbuch abgesichert werden soll;
Gläubigern des Grundstückseigentümers, die mittels eines Vollstreckungstitels die Zwangsversteigerung in das Grundstück oder in ein Erbbaurecht betreiben möchten;
Potentiellen Käufern eines Grundstücks beziehungsweise einer Immobilie darf ohne Zustimmung des Eigentümers kein Einblick gewährt werden. Die Absicht, eine Immobilie zu kaufen, rechtfertigt regelmäßig kein berechtigtes Interesse. Notare gewähren in diesem Fall keine Einsichtnahme am Eigentümer vorbei.
Eine früher gängige Praxis ist mittlerweile untersagt: Ein dem Notar schon lange bekannter Makler bittet diesen regelmäßig um Grundbuchauszüge. Der Makler gibt (jeweils) vor, den Verkauf einer Immobilie vorzubereiten und kündigt an, dass er demnächst (bei diesem Notar) einen Termin für eine Beurkundung vereinbaren würde. Aufgrund der ständigen Geschäftsbeziehungen handelt der Notar (immer) wie vom Makler gewünscht.
Ohne Vollmacht des Eigentümers dürfen Makler nicht mehr das Grundbuch einsehen. Ebenso wenig dürfen Notare dies ohne Vollmacht im Auftrag eines Maklers tun.
Bei persönlichem Erscheinen werfen Profis auch gerne einen zusätzlichen Blick in die parallel zum Grundbuch geführte Grundakte (auch Stammakte genannt). Sämtliche Urkunden, auf deren Grundlage Änderungen im Grundbuch vorgenommen werden, müssen in dieser Grundakte aufbewahrt werden. Sie enthält beispielsweise Gerichtsurteile, Notarverträge, Erbscheine, Vollmachten, Teilungserklärungen sowie Eintragungs- und Löschungsanträge.
